Neue Ressourcensteuerung: Gesamtbericht zu umfassendem Organisations- und Partizipationsprojekt in der Stadtverwaltung liegt vor – OB Dr. Lohse übergibt Bericht und Handlungsempfehlungen an neuen Stadtvorstand

Vier zentrale Handlungsfelder zu den Themen Demografie, Personalplanung, Digitalisierung und Organisation benennt der Auswertungsbericht des Beratungsunternehmens PricewaterhouseCoopers für die Stadtverwaltung Ludwigshafen als Ergebnis des Organisations- und Beteiligungsprojektes Neue Ressourcensteuerung (NRS). Aufgrund der erstmals in dieser Form vorliegenden nachvollziehbaren Datenanalyse sowie Handlungs- und Verfahrensempfehlungen können sich konkrete Folgeprojekte anschließen. "Das NRS-Verfahren verbindet konsequent Fragen der demografischen Verwaltungsentwicklung mit einer umfassenden Mitarbeiterbeteiligung und ist in dieser Form einmalig. Ludwigshafen kann hier beispielgebend für andere Kommune sein", erklärt Oberbürgermeisterin Dr. Eva Lohse. Aus ihrer Arbeit beim Deutschen Städtetag, dessen Präsidentin sie ist, wisse sie, dass das Projekt, wie es in Ludwigshafen aufgelegt ist, bundesweit wegweisend ist. Somit kann Ludwigshafen Ideengeberin und Informationsgeberin für andere Kommunen sein.

Im Auftrag der Stadt Ludwigshafen analysierte PwC 42 so genannte Kriterienkataloge aus allen Bereichen der Verwaltung.

Betrachtet wurden rund 1.000 Aufgaben. Über 38.000 Antworten und Hinweise wurden erfasst und bewertet. In den Kriterienkatalogen setzten sich die Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und Führungskräfte mit der Frage auseinander, wie die Stadtverwaltung in Zukunft im Sinne einer vereinfachten und attraktiven Aufgabenwahrnehmung einen guten Service für die Bürgerinnen und Bürger erbringen kann. Hintergrund der Diskussion ist der demografische Wandel, der dazu führen wird, dass bis zum Jahr 2030 rund 40 Prozent der derzeitigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter altersbedingT ausscheiden werden. Eine Nachbesetzung der Stellen wird aufgrund des Fachkräftemangels sowie der Konkurrenzsituation in der Metropolregion nicht möglich sein.

Als Ergebnis der umfassenden Auswertung empfiehlt PwC der Stadtverwaltung die Entwicklung einer strategischen dezernatsübergreifenden Personalplanung sowie eines integrierten Demografiemanagements. Damit sollen zum einen der Verbleib von Fachkräften bei der Verwaltung gesichert und weitere Engpässe vermieden werden. Die Entwicklung einer nachhaltigen IT-Strategie inklusive Digitalisierung und die Optimierung der Organisation der Stadtverwaltung gehört ebenso zu den zentralen Handlungsfeldern. Dabei sollen Querschnittsaufgaben und Schnittstellen vertieft betrachtet werden.

Bei Querschnittsaufgaben handelt es sich um Aufgaben, die stadtweit dezentral in ähnlicher Form vorkommen können. Dies können zum Beispiel Aufgaben des Controlling, der Haushaltssachbearbeitung oder aus der IT oder Personalsachbearbeitung sein. Schnittstellen gibt es verwaltungsweit in der Abstimmung zu internen oder externen Partnern. Sie können ausschlaggebend sein für die Dauer und Komplexität von Verfahren.

PwC empfiehlt der Verwaltung im Auswertungsbericht, in einem nächsten Schritt einen akzeptierten und verbindlichen Projektfahrplan für die weitere Umsetzung zu entwickeln. Dazu sollen sich Verwaltung und Politik auf ein geteiltes Projektverständnis festlegen. Es sollen Projekte identifiziert werden, die auch kurzfristig umgesetzt werden können. Eine zentrale Koordination und Steuerung ist aus Sicht von PwC ebenso erforderlich wie eine Evaluation der Projekte im Sinne einer lernenden Verwaltung. Anhand von einheitlichen Qualitätsstandards und Dokumentationen soll die Nachhaltigkeit des Projektes gesichert werden.

Erste Maßnahmen und Sicherung der Nachhaltigkeit
"Heute präsentieren wir zum einen die Diagnose, welche Handlungsfelder in den kommenden Monaten stadtweit und in den Dezernaten im Mittelpunkt von vertieften Betrachtungen stehen sollten. Darüber hinaus geben wir einen Überblick, welche ersten Schritte wir konkret im Verlauf der Neuen Ressourcensteuerung bereits umgesetzt haben. Natürlich wäre ich an dieser Stelle gerne weiter als wir es heute sind. Gerade in einer Zeit, in der die Stadtverwaltung vor großen Herausforderungen stand – ich nenne hier das Stichwort Flüchtlinge – war es für viele ein Kraftakt, sich zusätzlich in dieses große interne Projekt einzubringen. Deswegen haben wir uns mehr Zeit genommen, als dies vielleicht bei vergleichbaren Projekten üblich ist. Angesichts der Breite der Beteiligung und der Tiefe der Betrachtung war dies die richtige und gemeinsam getroffene Entscheidung. Wir haben nun für alle Mitarbeitenden sowie den neuen Stadtvorstand nachvollziehbar und transparent Entscheidungsgrundlagen vorbereitet und auf Basis der mit dem Personalrat getroffenen Vereinbarung sowie der Mitarbeiterbeteiligung bereits Ideen umgesetzt und Verbesserungen vorgenommen, um die Stadtverwaltung als Arbeitgeberin noch attraktiver zu machen ", so die OB. Mit dem internen Beteiligungsverfahren habe die Stadtverwaltung Maßstäbe gesetzt. In mehreren hundert Abteilungsrunden hätten sich Mitarbeitende und Führungskräfte über mögliche Veränderungen ausgetauscht, Probleme diskutiert und Lösungsansätze aufgezeigt. Workshops unter anderem zur Ausbildung und mit den Führungskräften hätten das Verfahren begleitet. "Ich möchte mich vor allem bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, bei den Führungskräften und dem Personalrat bedanken. Für offene Gespräche, gegenseitiges Vertrauen und eine gute Diskussionskultur", bilanzierte die Verwaltungschefin.

Zu den ersten Maßnahmen, die der Stadtvorstand im Hinblick auf eine verbesserte Personalgewinnung getroffen hat, gehört die Aufhebung der bisher geltenden fünfmonatigen Stellenbesetzungssperre. Außerdem wurden die internen Verfahren bei Stellenbeschreibungen, Stellenbewertungen und Stellenausschreiben für die Beteiligten transparenter gestaltet. Durch andere Abläufe wurden diese Verfahren zudem beschleunigt, so dass die Besetzung freiwerdender Stellen schneller möglich ist. Darüber hinaus wurden im Rahmen des Projektes die Fort- und Ausbildungsmöglichkeiten verbessert
und Angebote zur Gesundheitsprävention ausgebaut. Bis Ende des Jahres wird ein verändertes Beurteilungsverfahren eingeführt. Mobiles Arbeiten trägt ab Januar 2018 außerdem zu einer Verbesserung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei. Die Anregung, Mobiles Arbeiten einzuführen, wurde auch von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern direkt im Beteiligungsverfahren zur Neuen Ressourcensteuerung eingebracht.

"Mit all diesen Schritten wollen wir die Stadtverwaltung attraktiver machen: für unsere rund 3.800 Kolleginnen und Kollegen genauso wie für Bewerberinnen und Bewerber. Wir stehen als Arbeitgeberin nicht nur in Konkurrenz zu anderen Verwaltungen sondern auch zu Unternehmen, in denen heute bereits deutlich mehr für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf geboten wird. Dazu zähle ich auch das Thema Gesundheitsvorsorge und Leben in Balance, auch hier haben wir nachgelegt", verdeutliche OB Dr. Lohse.

Übergabe an den neuen Stadtvorstand
Zur Sicherung der Nachhaltigkeit des Verfahrens, aber auch aus Respekt vor den anstehenden Veränderungen an der Stadtspitze übergibt Oberbürgermeisterin Dr. Eva Lohse das Projekt nun an ihre Nachfolgerin und den neu formierten Stadtvorstand. Bis zum Frühjahr soll das interne Projektmanagement der Neuen Ressourcensteuerung Vorschläge erarbeiten, in welcher Reihenfolge die Handlungsempfehlungen für die gesamte Stadtverwaltung und die Dezernate diskutiert und umgesetzt werden sollen. Diese Vorschläge können im Frühjahr dem neuen Stadtvorstand eine Grundlage für Entscheidungen über Folgeprojekte bieten.

"Aus meiner Sicht ist es sinnvoll, anhand der Analysen gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die zentralen Handlungsfelder anzugehen, Strategien zu erarbeiten und umzusetzen. Dabei sollten auch interne Abläufe wie Schnittstellen einbezogen werden, um auch zugunsten der Bürgerinnen und Bürger weiterhin einen guten Service der Stadtverwaltung anbieten zu können. ", erklärte Dr. Lohse. Wie künftig Ressourcen verteilt und Aufgaben wahrgenommen würden, seien politische Entscheidungen, die in einem transparenten Prozess getroffen werden sollten.

Begleitet wird die Neue Ressourcensteuerung von einem Lenkungsausschuss, in dem der Stadtvorstand und der Personalrat vertreten sind. Ein interdisziplinäres Projektmanagement unterstützt den Prozess und bereitet Entscheidungen vor.