Organisations- und Beteiligungsprojekt Neue Ressourcensteuerung: Mitarbeitende und Führungskräfte befassen sich mit Zukunft der Verwaltung

In einem umfassenden Organisations- und Beteiligungsprojekt haben seit Frühjahr 2015 die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte alle Aufgaben der Stadtverwaltung betrachtet und auf Veränderungspotential überprüft. Ausgangslage für das Projekt Neue Ressourcensteuerung (NRS) ist der demographische Wandel. Aufgrund von größeren altersbedingten Verlusten und der Konkurrenzsituation im Hinblick auf die Personalbeschaffung am Wirtschaftsstandort Metropolregion Rhein-Neckar muss die Stadt Ludwigshafen am Rhein überlegen, wie sie zukünftig ihre Aufgaben wahrnehmen will, welche ihrer Aufgaben sie anders machen kann oder welche sie anders machen lassen könnte. Zahlen belegen, dass bis zum Jahr 2030 rund 40 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung altersbedingt ausscheiden werden. Aufgrund des Fachkräftemangels ist nicht zu erwarten, dass alle frei werdenden Stellen wieder besetzt werden können. Betroffen hiervon sind alle Berufsfelder der Stadtverwaltung.

"Wir haben erstmals in der Stadtverwaltung ein organisatorisches Verfahren mit einem Beteiligungsansatz verbunden. Damit hatten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und alle Führungskräfte in einem Bootom-up-Verfahren die Möglichkeit, ihre Ideen einzubringen und sich an der Diskussion um die Zukunft der Stadtverwaltung zu beteiligen. Dies war mir und den Kolleginnen und Kollegen im Stadtvorstand ein großes Anliegen. Das Wissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit aber auch ihre Ansätze für die Zukunft sind unschätzbar wertvoll. Gleichzeitig schaffen Beteiligung und Transparenz auch Vertrauen in ein Verfahren und seine Ergebnisse", so die OB. Die Verwaltungschefin betonte, dass die Neue Ressourcensteuerung ausdrücklich nicht als Verfahren zur Haushaltskonsolidierung angelegt ist: "Wir müssen uns als Stadtverwaltung den Herausforderungen des demografischen Wandels stellen. In den Fokus rückt die Frage, wie wir mit weniger Personal unsere Aufgaben erledigen können. Dazu brauchen wir innovative Ideen und die Bereitschaft zum Beispiel über Kooperationen nachzudenken."

Der Vorsitzende des Personalrats der Stadtverwaltung, Stefan Limburg, sieht es als richtige Entscheidung an, dass das Gremium die Neue Ressourcensteuerung eng begleitet hat: "In einer Startvereinbarung wurden die Voraussetzungen geklärt. Es war nicht zu erwarten, dass grundsätzlich neue Erkenntnisse gewonnen werden. Vielmehr war es das Ziel, die bisher oft nicht belegbaren Erkenntnisse zu bündeln und nachvollziehbar zu machen. Die Auswertung stellt dies dezernatsübergreifend dar und schafft ein Fundament für eine zukunftsorientierte Verwaltung. "

Start- und Dienstvereinbarung regeln Transparenz und Beteiligung
In einer Startvereinbarung und einer Dienstvereinbarung haben sich der Stadtvorstand und der Personalrat der Verwaltung vor Beginn des Verfahrens auf Rahmenbedingungen geeinigt. Insbesondere die Transparenz des Verfahrens und die Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden darin festgeschrieben.

Die verschiedenen Verfahrensschritte im Projekt wurden im Sinne dieser Vereinbarungen gemeinsam mit den Mitarbeitenden und Führungskräften erarbeitet. Entstanden ist dabei zunächst ein Aufgabenkatalog der Stadtverwaltung, der rund 1.000 Aufgaben erfasst. Dieser Katalog wird in Zukunft regelmäßig fortgeschrieben. "Mit dem Aufgabenkatalog haben wir ein aktuelles Steuerungsinstrument erstellt, das die Grundlage aller weiteren Überlegungen bildet", erklärte die Verwaltungschefin.

Anhand eines Kriterienkataloges wurden die Auswirkungen des demografischen Wandels auf die zukünftige Wahrnehmung aller Aufgaben betrachtet. Der Kriterienkatalog stand vorab zur Diskussion und wurde gemeinsam verabschiedet. In allen Abteilungen der Stadtverwaltung konnten sich die Mitarbeitenden einbringen. Bei Bedarf konnten die Abteilungen auf eine externe Moderation zurückgreifen. Darüber hinaus wurde eine Online-Dialog-Plattform im Intranet freigeschaltet, auf der Ideen und Anregungen hinterlegt werden konnten und Fragen beantwortet wurden. Möglichkeiten zur Beteiligung wurden außerdem über so genannte Vorschlagskarten und verschiedenen Workshops angeboten. Alle Hinweise und Anregungen wurden dokumentiert und in das Verfahren aufgenommen.