Software für Betreuungsbehörden und Betreuungsvereine

Aufforderung zur Beteiligung an einem Markterkundungsverfahren

Inhaltsverzeichnis

  1. Einführung   
  2. Aufagbenstellung 
  3. Lösung   
  4. Allgemeine Hinweise zum Verfahren    
    4.1    Ablauf des Gesprächs- und Präsentationstermins    
    4.2    Ansprechpartner
    4.3    Rechtsnatur des Markterkundungsverfahrens

1. Einführung

Die Stadt Ludwigshafen plant im Jahr 2019 die Einführung einer Betreuungsbehördensoftware und einer Software zur Führung von Betreuungen durch den Kommunalen Betreuungsverein (KBV). Die bisherigen Datenerfassungssysteme basieren auf mit Hilfe von MS Access beziehungsweise MS Excel selbst entwickelten Lösungen und sind nicht mehr zeitgerecht. Ziel hierbei ist, eine Softwarelösung zu implementieren, welche im besten Fall die Bedarfe der Betreuungsbehörde, als auch die Bedarfe des Betreuungsvereins abdeckt. Die Daten sollen auf Grundlage der DSGVO verarbeitet und gespeichert werden. Langfristiges Ziel ist die Einführung der elektronischen Aktenführung.

2.    Aufagbenstellung

a.    Allgemeine Anforderungen Betreuungsbehörde / Betreuungsverein

  • Informationen über den gesamten Lebenslauf der Akte nachvollziehbar und gesetzeskon-form zu erfassen und zu speichern und darzustellen
  • Erstellung von Dokumenten durch Verwendung unterschiedlicher verwaltungsbezogener Serienbriefvorlagen, welche mit Standardprogrammen für Textverarbeitung  generiert und  bearbeitet  werden können
  • Unkomplizierte Bereitstellung von Daten zur statistischen Auswertung für z.B. Abfragen des Landes oder Bundes
  • Mobiles Arbeiten durch Nutzung mobiler Endgeräte
  • Erfüllung der Standards zur Einführung einer elektronischen Akte
  • Möglichkeit der problemlosen Datenlöschung nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
  • Möglichkeit der Erfüllung der Auskunftspflicht nach Art. 15 DSGVO (Bereitstellung von Da-ten zu Erfüllung des Auskunftsrechts betroffener Personen)

b.    Betreuungsbehörde

  • Sachverhaltsermittlung nach § 8 BTGB
  • Sozialgutachten an das Betreuungsgericht erstellen / Verwendung von Textbausteinen
  • Verwaltung von Betreuerdaten
  • Möglichkeit der Vermittlung / Überprüfung der Möglichkeit „anderer Hilfen“

c.    Betreuungsverein

  • Tätigkeitserfassung, Dokumentation, Verfassen von Aktennotizen
  • Posteingangs- / Postausgangsbuch
  • Virtuelle Kontenführung
  • Abrechnung der Betreuerpauschalen nach dem VBVG
  • Erstellung von Vermögensverzeichnissen
  • Rechnungslegung
  • Erfassung geleisteter Querschnittsarbeit
  • Formulare / Vorlagen zum Thema Schuldenregulierung in Form von standardisierten An-schreiben, Excel-Tabellen

Gewünscht sind die Leistungen:
Bereitstellung der Lösung, Erstinstallation, Wartung und Pflege der Lösung, Betreuung der Nutze-rinnen und Nutzer, Schulung vor Ort in Ludwigshafen durch den Auftragnehmer in Absprache mit dem Auftraggeber.

3.   Lösung

Die Stadtverwaltung Ludwigshafen führt vor Einleitung eines möglichen Vergabeverfahrens ein unverbindliches Marktkerkundungsverfahren durch. Ziel dieses Verfahrens ist, einen umfassenden Marktüberblick zu Erlangen. Es dient der Feststellung, ob es Interessenten für die Übernahme der Aufgaben gibt, welche Preisvorstellungen zu diesen Leistungen existieren und welche Vorstellungen der Markt zur Art der Aufgabenerfüllung präsentieren kann.
Die Stadtverwaltung Ludwigshafen möchte mit Hilfe dieses Markerkundungsverfahrens zunächst erfahren, welche Anbieter in der Lage sind, die vorstehend unter Punkt 2 beschriebene Softwarelösung bereit zu stellen. Von Vorteil wäre die Bereitstellung bereits erprobter Softwarelösungen aus "einer Hand".

Wir bitten Sie, sofern Sie in der Lage sind die von uns gewünschte Softwarelösung bereit zu stellen, Ihre Ausfertigungen spätestens bis zum
29.04.2019,12 Uhr
in schriftlicher Form bei der Vergabestelle der Stadtverwaltung Ludwigshafen
Stadtverwaltung Ludwigshafen am Rhein
Vergabestelle Bereich 1-11, 3. OG
Berliner Platz 1
67059 Ludwigshafen am Rhein
oder in elektronischer Form unter vergabestelle1-11@ludwigshafen.de einzureichen.
Für die anschließenden Gespräche und Präsentationen werden aus den eingegangen Ausfertigungen max. 7 Firmen ausgewählt und zur Teilnahme am weiteren Verfahren eingeladen.
Bei mehr als 7 Interessenten erfolgt die Auswahl aus dem Interessentenkreis nach folgenden Kriterien:

  • Erfüllung der unter Punkt 2 angegebenen Aufgabenstellung Ihrer Lösung

Wir bitten Sie daher, uns eine aussagekräftige Beschreibung Ihrer Lösung zu übermitteln

  • Anzahl und Größe der bereits vorhandenen Installationen Ihrer Lösung bei vergleichbaren Einrichtungen sowie Nennung von maximal 3 Referenzen.

Wir bitten Sie daher, uns entsprechende Informationen zu übermitteln

Die Gesprächs- und Präsentationstermine finden zeitnah, maximal 4 Wochen nach dem Abgabetermin, statt.

4.    Allgemeine Hinweise zum Verfahren

4.1.    Ablauf des Gesprächs- und Präsentationstermins

Mit allen Teilnehmern werden Termine vor Ort (Ludwigshafen) vereinbart. Allen Teilnehmern steht ein Zeitfenster von 90 Minuten zur Verfügung.

Ablauf:

  • Die mit der Einladung verschickten Fragen werden beantwortet inkl. Live-Demo (Zugang wird vom Teilnehmer sichergestellt).
  • Der Interessent präsentiert und beschreibt seine auf Betreuungsbehörden und –vereine zugeschnittene Software. Die Lösung bzw. das Konzept beschreibt insbesondere die erfor-derlichen Leistungen und mögliche Lizenzmodelle, Preise etc..
  • Anschließende gemeinsame Diskussion.

Um eine Vergleichbarkeit der Teilnehmer zu gewährleisten ist die Reihenfolge der Fragen in der Präsentation zur Markterkundung zwingend einzuhalten.
Danach sollen die Erkenntnisse aus der Markerkundung ausgewertet, Schlussfolgerungen für eine sich gegebenenfalls anschließende Vergabe gezogen und im Wege eines geeigneten wettbewerblichen Verfahrens die Leistung beschafft werden.

4.2.    Ansprechpartner

Für alle fachlichen Fragen sind Ansprechpartner:

Betreuungsbehörde:
Sandrine Reibold
E-Mail: sandrine.reibold@ludwigshafen.de
Telelfon: 0621 / 504 - 2715
Kommunaler Betreuungsverein:
Ulrich Keinath
E-Mail: ulrich.keinath@ludwigshafen.de
Telefon 0621 / 504 – 2695

Für alle Fragen, die sich auf das Verfahren an sich beziehen, sind Ansprechpartner:
Lisa Kempe
E-Mail: vergabestelle1-11@ludwigshafen.de

4.3.    Rechtsnatur des Markterkundungsverfahrens

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es sich bei diesem Verfahren nicht um die Vergabe eines öffentlichen Auftrages handelt. Es besteht kein Anspruch auf Durchführung eines wettbewerblichen Verfahrens zur Erteilung eines öffentlichen Auftrags. Auch schließt die Nichtteilnahme an diesem Markterkundungsverfahren die Möglichkeit zur Beteiligung an einem späteren wettbewerblichen Verfahren zur Erteilung eines öffentlichen Auftrags nicht aus.

Der Rechtsweg zu den Vergabenachprüfungsinstanzen ist nicht eröffnet. Es handelt sich um eine freiwillige Bekanntmachung zum Zwecke der Durchführung eines Markterkundungsverfahrens.
Die Stadtverwaltung Ludwigshafen behält sich vor, die Marktkerkundung jederzeit zu beenden und / oder ihre Verfahrensweise bzw. den Ablauf der Marktkerkundung jederzeit zu ändern, ohne hierfür einen Grund zu benennen.
Eine Erstattung der Kosten, die den Interessenten durch die Teilnahme an diesem Verfahren ent-stehen sowie sonstige Entschädigungsansprüche sind ausgeschlossen.