Mit den nachfolgenden Regeln bestimmt die Stadtverwaltung Ludwigshafen am Rhein die Grundsätze für die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung.

  1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
    Die Stadt Ludwigshafen bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (§ 3a Bundesverwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG) und Landesgesetz zur Förderung der elektronischen Kommunikation). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.
    Die Stadt Ludwigshafen eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen. Diese gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Ludwigshafen und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden.
  2. Formfreie elektronische Kommunikation
    Für eine formfreie elektronische Kommunikation per E-Mail (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) haben wir folgende zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet:
    E-Mail: stadtverwaltung@ludwigshafen.de
    Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot und auf unseren Briefköpfen weitere E-Mail-Adressen. Auch an diese Adressen können Sie E-Mails senden. Sollten Sie selbst unverschlüsselte E-Mails an uns versenden, beachten Sie, dass diese bei der Übertragung im Internet nicht gegen Kenntnisnahme oder Manipulation durch unbefugte Dritte geschützt sind.
    Sofern wir eine E-Mail nicht verarbeiten können, wird Sie der Empfänger oder die Empfängerin darüber informieren. Dieser Fall kann zum Beispiel durch allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.
  3. Formfreie verschlüsselte elektronische Kommunikation
    Für eine formfreie verschlüsselte elektronische Kommunikation steht Ihnen folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung:
    E-Mail: Stadt.Ludwigshafen@poststelle.rlp.de
    Wenn Sie einen Antrag stellen wollen oder ein Verwaltungsverfahren abwickeln möchten, benutzen Sie bitte für die gesamte Verfahrenskorrespondenz die oben genannte E-Mail-Adresse.
    Alle anderen bekannten E-Mail-Adressen der Stadtverwaltung Ludwigshafen, von deren Ämtern und Dienststellen sowie personenbezogene E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und E-Mail-Kontaktformulare stellen keinen Zugang für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Ludwigshafen dar.
    Dies gilt auch dann, wenn Sie im Laufe einer Verfahrensabwicklung eine elektronische Nachricht aus dem persönlichen Postfach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Verwaltung erhalten. Andere E-Mail-Adressen als die oben genannte und sonstige elektronische Zugänge zur Stadtverwaltung Ludwigshafen stehen ausschließlich für unverbindliche Anfragen und Auskünfte zur Verfügung.
  4. Formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation
    Für eine formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation (die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift ist zwingend vorgeschrieben) müssen Sie Ihr Dokument mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen. Für qualifiziert signierte Dokumente und die formgebundene Kommunikation steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung:
    E-Mail: Stadt.Ludwigshafen@poststelle.rlp.de
    Für eine weitere Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich.
  5. Formate
    Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können wir verarbeiten:
    Adobe Acrobat
    Rich Text
    Microsoft Word
    Microsoft Excel
    Microsoft Powerpoint
    Bilddateiformate mit den Endungen .gif; .jpg; .tif; .bmp
    Komprimierungsformate mit den Endungen .zip
    E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP; MIME) entsprechen und in Westeuropa gängigen Zeichensätze verwenden.
    Wenn Sie abweichende Dateiformate verwenden, so kann die E-Mail nicht bearbeitet werden. Diese Liste aktualisieren wir laufend.
  6. Registrierung und Nutzung der Virtuellen Poststelle (VPS)
    Mit der Nachrichtenerfassung innerhalb der „virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz“ können Sie über eine gesicherte Internetverbindung Nachrichten an die Stadtverwaltung Ludwigshafen am Rhein übertragen und diesen Nachrichten signierte Dokumente beifügen.  Hierzu registrieren Sie sich bitte einmalig und kostenlos in der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service (www.rlp-service.de).  Nach der Erfassung ihrer Adressdaten übermittelt Ihnen die VPS einen Freischaltlink. Nach dessen Aktivierung können Sie die VPS für den oben beschriebenen rechtssicheren Kommunikationsweg nutzen. Als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer erhalten Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) und die Sicherheit während der Datenübermittlung ist gewährleistet. Auch können Sie über die VPS Dokumente, die mit einer elektronischen qualifizierten Signatur versehen sind, versenden. Möchten Sie selbst von Stellen der öffentlichen Verwaltung elektronisch Post erhalten, benötigen Sie eine Zugangseröffnung. Diese wird über das Benutzerprofil der virtuellen Poststelle freigeschaltet. Dabei ist eine Authentifizierung mit qualifizierter Signatur oder mit Antragsformular und Ausweiskopie notwendig. Die Zugangseröffnung  kann jederzeit widerrufen werden.
    Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Ihnen die Stadtverwaltung Ludwigshafen in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen Nachrichten in Ihre VPS zusenden kann. Um diese Nachrichten zu lesen, müssen Sie sich in der VPS mit Ihren Benutzerdaten, mit denen Sie sich registriert haben, anmelden. Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter www.rlp-service.de.
  7. Annahme verschlüsselter elektronischer Post
    Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen verwenden Sie bitte die virtuelle Poststelle:
    Stadt.Ludwigshafen@poststelle.rlp.de
    Hier werden ihre Dokumente automatisch über eine verschlüsselte Verbindung an die Stadtverwaltung Ludwigshafen übertragen. Eine darüber hinaus gehende Verschlüsselung ist nicht mehr notwendig. Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, werden wir uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn Sie als Absender zu ermitteln sind.
    Möchten Sie verschlüsselte Dokumente an die VPS ohne Registrierung senden, verwenden Sie bitte das öffentliche Verschlüsselungszertifikat der VPS, das  unter http://www.rlp-service.de/ im Download-Bereich des Menüpunktes Virtuelle Poststelle (VPS) zur Verfügung gestellt wird.
    Verschlüsselte Mails an stadtverwaltung@ludwigshafen.de können aus technischen Gründen derzeit nicht angenommen werden.
  8. Ansprechpartnerin
    Sollten Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Ludwigshafen haben, so steht Ihnen Claudia Diehl unter der Rufnummer 0621 504-2531 oder per E-Mail 1-11@ludwigshafen.de zur Verfügung.